Kunci Anda Untuk Lebih Produktif

Kata pujangga: “Jika anda pandai mengurus masa, anda boleh melakukan apa saja.”

Saya percaya ramai di antara kita yang pernah mengikuti kursus bagaimana untuk mengurus masa. Ramai juga yang membeli buku tentang pengurusan masa, terdapat banyak judul buku di pasaran mengenai pengurusan masa. Saya tidak juga ketinggalan membeli buku dan mengikuti kursus tentang pengurusan masa. Namun jarang sekali terdapat kaedah yang ringkas lagi padat serta benar-benar dapat membantu kita mengurus masa.

Sebelum kita bercakap lebih lanjut tentang pengurusan masa, mari kita fahami apa yang dimaksudkan dengan perkataan “pengurusan”. Secara mudah pengurusan bermaksud proses untuk berurusan dengan atau mengawal benda atau orang.

Soalnya bolehkah kita berurusan dengan masa? Bolehkah kita mengawal masa? Bak kata pepatah Inggeris: “Masa dan arus tidak menunggu sesiapa.” Masa tidak akan menunggu kita, ia akan berlalu pergi tidak kira sama ada kita menggunakannya atau tidak.

Jika kita tidak boleh berurusan atau mengawal masa, bagaimana mungkin kita hendak mengurus masa? Secara teknikal kita tidak boleh mengurus benda, atau orang, yang kita tidak boleh kawal. Kita tidak boleh memberhentikan masa atau membuat ia bergerak. Kepercayaan bahawa kita boleh mengurus masa memberi keyakinan palsu yang kita boleh mengawal masa sedangkan pada hakikatnya kita tidak boleh berbuat demikian. Keyakinan bahawa kita boleh mengawal masa membuat kita membiarkan masa berlalu pergi (fitrah manusia).

Apa yang sebenarnya dimaksudkan dengan pengurusan masa adalah mengurus diri kita bagaimana untuk menggunakan masa yang kita ada. Bagaimana cara untuk melakukannya? Sebelum kita bincang bagaimana untuk mengurus diri agar dapat menggunakan masa dengan lebih produktif, saya ingin berkongsi satu definisi cun tentang masa yang dikongsikan dalam grup Whatsapp oleh staf saya (penulis tidak diketahui):

Pengurusan-MasaImej di sebelah sememangnya memberi definisi yang cantik tentang masa. Saya sangat bersetuju dengan apa yang penulis katakan.

Terjemahannya:
– Masa adalah perlahan bila anda menunggu!
– Masa adalah cepat bila anda lewat!
– Masa adalah membunuh bila anda sedih!
– Masa adalah pendek bila anda gembira!
– Masa tidak berpenghujung bila anda menderita!
– Masa adalah panjang bila anda jemu!
– Setiap masa, masa ditentukan oleh perasaan dan keadaan psikologikal anda, bukannya jam. Justeru bergembiralah selalu.

Bagaimana dengan saudara/ri sekalian? Bersetuju dengan apa yang penulis katakan tentang masa?

Kalau bersetuju minta saudara/ri meneliti apa yang dituliskan. Memang benar, masa tampil kepada kita dengan rupa berbeza pada persekitaran (emosi, psikologi) kita yang berbeza. Atau dengan kata lain, masa menampilkan diri sebagai mana kita menganggapnya.

Berbalik kita kepada cara untuk mengurus diri bagi mengoptimakan penggunaan masa. Peter Drucker, pengarang buku terkenal “The Effective Executive”, mencadangkan tiga langkah untuk “mengurus” masa:

  1. Analisis masa anda
  2. Kurangkan aktiviti tidak produktif
  3. Sasarkan untuk menyiapkan kerja dalam bahagian besar masa

Berikut diperincikan bagaimana untuk laksanakan tiga langkah tersebut diatas:

Analisis Masa Anda

Analisis masa anda merupakan kunci untuk menjadi lebih produktif. Rekod masa anda untuk tempoh seminggu. Biar saya berterus terang di sini, anda akan terkejut besar bila menyedari betapa banyak masa yang dibuang dalam masa seminggu. Bersikap jujur dengan diri sendiri merupakan langkah pertama untuk mendapat penawar mengurus diri. Ada dua cara untuk merekod masa:

  1. Simpan diari untuk mencatat apa yang anda lakukan setiap jam
  2. Minta tolong rakan/pasangan anda untuk menganalisis masa anda (Kalau kita analisis sendiri, kita akan cuba mengilat/menipu)

Kurangkan Aktiviti Tidak Produktif

Diharap selepas merekod masa anda, anda akan sedar bahawa terdapat banyak perkara yang boleh dikurangkan. Contoh, perlukah anda menghabiskan masa sejam di kantin setiap pagi? Perlukah anda menghabiskan masa selama tiga jam sehari di depan TV atau melayari laman web, melayan Facebook dsb. (Nota: Tolong jangan kurangkan masa anda dengan Allah!!! Ada orang, untuk menjimatkan masa, dia tidak ke surau atau masjid untuk berjamaah. Ia bukannya aktiviti tidak produktif yang perlu dikurangkan. Masa tersebut perlu dikekalkan. Bila kita luangkan masa untuk Allah, Allah akan luangkan lebih banyak masa untuk kita.)

“Tidak akan pernah ada masa yang cukup untuk melakukan semua yang perlu dilakukan, tetapi akan selalu terdapat masa yang cukup untuk melakukan perkara penting,” – Brian Tracy, motivator terkenal.

Ini pula pesan dari ustaz; (Saya mengajak diri saya, isteri dan anak-anak saya, serta para pembaca sekalian untuk membiasakan diri melakukan perkara penting bila masanya dah tiba.) Solat adalah perkara penting dan utama, jesteru solatlah di awal waktu. Selesaikan dahulu urusan kita dengan Allah agar masa kita diberkati. Bila masa kita barakah, kita boleh melakukan banyak perkara dalam masa yang sedikit.

Sasarkan untuk Siapkan Kerja dalam Bahagian Besar Masa

Bukankah ia menyakitkan hati apabila anda sedang khusuk (ikut istilah motivasi: berada dalam zon) dengan tugas yang sukar tiba-tiba anda diganggu oleh panggilan telefon atau bunyi menandakan e-mel atau mesej baru telah masuk ke “inbox” atau telefon pintar anda!

Apa yang nak dinyatakan di sini adalah anda hendaklah luangkan satu slot masa yang panjang, dicadangkan tidak melebihi 90 minit (kerana dikatakan itulah paling lama seseorang boleh fokus kepada sesuatu perkara dalam sesuatu masa – 90 minit tanpa sebarang gangguan) untuk menyiapkan sesuatu tugasan. Teknik ini akan membantu anda mencapai lebih dengan usaha sedikit, ini disebabkan anda lebih fokus kepada tugasan tersebut. Anda akan memerlukan empat jam untuk menyiapkan tugasan yang boleh disiapkan dalam masa satu jam sekiranya anda diganggu setiap 10-15 minit.

Itu saja, ingat pengurusan masa – ingat tiga tips di atas untuk mengurus diri mencapai lebih dalam masa yang sedikit.

Tulis Komen

You must be logged in to post a comment.